Stichting Haags Matrozenkoor verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de wet. Graag geeft zij hierover de volgende informatie.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is de Stichting Haags Matrozenkoor te Den Haag, ingeschreven in het handelsregister met KvK-nummer 41150946
2. Doel van en rechtsgrond voor de verwerking
Stichting Haags Matrozenkoor verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten als koor. Zij verwerkt in dat kader gegevens voor administratieve doeleinden, voor de organisatie van repetities, koorreizen, concerten en andere activiteiten, voor communicatie met haar leden, oud-leden, ouders, dirigenten, docenten, vrijwilligers, andere bij de stichting betrokken personen en belangstellenden via e-mail, de website en sociale media en voor het archief. Rechtsgrondslagen voor de verwerking zijn:
(1) de noodzaak van de verwerking voor de uitvoering door de stichting van overeenkomsten (2) de noodzaak om aan regelgeving te voldoen, (3) de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigde belang van de stichting om haar activiteiten te kunnen uitoefenen en in bepaalde gevallen (4) toestemming van betrokken personen.
3. Welke persoonsgegevens; bron
Stichting Haags Matrozenkoor verwerkt de volgende persoonsgegevens (van (oud)leden, hun ouders, externe relaties):
- naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers
- bankrekening
- geboortedatum
- geslacht
- andere gegevens die relevant zijn voor de onder 2 genoemde doeleinden.
- lidmaatschapsgegevens (start en einde)
Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene zelf of van diens ouders, bijvoorbeeld in het kader van inschrijving als lid.
4. Ontvangers van de persoonsgegevens
Wij delen persoonsgegevens in beginsel niet met derden, behoudens waar noodzakelijk voor de organisatie van kooractiviteiten. Persoonsgegevens worden als dat noodzakelijk is bijvoorbeeld verstrekt aan vervoerders, beheerders van verblijfsaccommodaties, muziekdocenten en organisatoren van evenementen waar het koor aan deelneemt, overige derden, indien Stichting Haags Matrozenkoor hiertoe gehouden is op grond van een wettelijke verplichting of gerechtelijk bevel. Gegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.
5. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Unie
Uw persoonsgegevens worden door Stichting Haags Matrozenkoor in beginsel niet doorgegeven buiten de Europese Unie.
6. Bewaartermijn
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is met het oog op de onder 2 genoemde doeleinden.
7. Uw rechten
Stichting Haags Matrozenkoor zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. U heeft het recht om Stichting Haags Matrozenkoor te verzoeken om inzage in uw gegevens. Indien de gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn hebt u het recht om wijziging of aanvulling ervan te verzoeken. Ook hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en om Stichting Haags Matrozenkoor te verzoeken om de gegevens te wissen. Voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, hebt u te allen tijde het recht om de toestemming in te trekken. Intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
Indien u gebruik wilt maken van uw hiervoor genoemde rechten kunt u contact opnemen met Stichting Haags Matrozenkoor per e-mail via de hieronder genoemde contactgegevens. Stichting Haags Matrozenkoor neemt een besluit op uw verzoek binnen vier weken. U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De bevoegde toezichthoudende autoriteit is de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Beeldmateriaal
Tijdens repetities, concerten of andere door de Stichting Haags Matrozenkoor georganiseerde activiteiten en evenementen worden regelmatig foto’s genomen en videobeelden gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van het koor of andere geïnteresseerden staan afgebeeld. Ter promotie van het koor of verslaggeving van repetities/concerten kunnen deze foto’s en videobeelden (met naam) op de openbare website (www.matrozenkoor.nl) op de ledenportal, of op social media worden gepubliceerd. Verder kan foto- en beeldmateriaal worden gedeeld met derden voor publicatie, bijvoorbeeld in posters, flyers of programmaboekjes, en met de pers of bijvoorbeeld met externe websites. Dit geldt ook voor foto’s en namen van personen die een functie vervullen binnen het koor ter promotie van het koor en de zichtbaarheid van de organisatie. De stichting kan foto’s en videobeelden tonen en bewaren voor behoud van haar historie (archief). Indien een betrokkene bezwaar heeft tegen een publicatie, dient deze dit gemotiveerd aan de secretaris van de Stichting kenbaar te maken. Het betreffende materiaal zal dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd. Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de betrokkene niet centraal of niet duidelijk herkenbaar is afgebeeld, of indien duidelijk voor de foto of camera geposeerd is. De Stichting Haags Matrozenkoor is niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld ouders en anderen die uit eigen beweging foto’s en videobeelden maken en deze publiceren op bijvoorbeeld social media.
9. Contact
Voor vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens, en om gebruik te maken van uw hierboven genoemde rechten, kunt u contact opnemen met Stichting Haags Matrozenkoor via secretaris@matrozenkoor.nl